FAQ | Publiato

Qui peut procéder à l'encodage de la déclaration d'accident dans Publiato?

Les employeurs soumis à la loi du 13.07.1697 sur la réparation des dommages résultant des accidents du travail, des accidents survenus sur le chemin du travail et des maladies professionnelles dans le secteur public peuvent encoder eux-mêmes les données de la déclaration dans Publiato ou mandater un prestataire de services sociaux (éventuellement, l’assureur de l’employeur) ou un secrétariat social agréé pour le faire. 
Si le service médical compétent pour les accidents du travail est Medex, l’employeur ou son mandataire ne peut jamais encoder les dates de début et de fin des périodes d’incapacité temporaire via Publiato. Dans ce cas, ces périodes doivent en effet être communiquées directement à Medex, qui les transmettra à Fedris.

Comment mandater un prestataire ?

Tout mandat exige une procuration papier reprenant les données du mandat ainsi que les signatures de l’employeur et du mandataire. Chaque mandat doit être enregistré via le service en ligne Mahis.

L'employeur peut-il encore compléter ou modifier des données dans Publiato s'il a désigné un mandataire ?

Oui, les employeurs qui ont désigné un mandataire ne sont pas bloqués par Publiato. Ils peuvent donc toujours encoder ou modifier des données.

Quelles sont les données de l'accident à encoder dans Publiato?

  • les données de la déclaration d’accident du travail (dans les 2 jours suivant la réception de la déclaration) ;
  • la décision de recevabilité juridique de l’accident (dans les 30 jours suivant la réception de la déclaration) ;
  • les dates de début et de fin des périodes d’incapacité temporaire. Attention : si le service médical compétent pour les accidents du travail est Medex, ces périodes doivent être communiquées à Medex, et pas via Publiato!
  • les données du règlement de l’accident (au moment de la décision) ;
  • le cas échéant, le décès de la victime (en même temps que l’accident ou lors du décès s’il survient plus tard) ;
  • la clôture temporaire et la réouverture de dossiers.

Quid de l'encodage des données de l'accident en cas d'affiliation à Medex ?

Les employeurs affiliés à Medex aussi peuvent encoder eux-mêmes les données dans Publiato ou mandater un prestataire de services sociaux (éventuellement, l’assureur de l’employeur) ou un secrétariat social agréé pour le faire.L’employeur affilié à Medex ou son mandataire ne peut cependant jamais encoder les dates de début et de fin despériodes d’incapacité temporaire via Publiato.Ces périodes doivent en effet être communiquées directement à Medex, qui les transmettra à Fedris.

Quels sont les modes de transmission de la déclaration d'accident du travail ?

La déclaration électronique d'accident du travail peut s'opérer selon 2 modes :

1. web

 L'utilisateur doit posséder un accès au Portail de la sécurité sociale, soit via un nom d'utilisateur et un mot de passe, soit via son e-id. 

2. batch

a) Protocole SFTP

 Pour ce mode, l'utilisateur doit demander un certificat d'authentification. La connexion peut se faire par internet.

b) Protocole FTP

 Pour ce mode, l'utilisateur doit avoir accès à l'extranet de la sécurité sociale (via VPN, par exemple).

 ! Le protocole FTP n'est pas compatible avec une connexion internet ! 

Qui déclare l'accident du travail d'un travailleur d'un établissement scolaire subsidié par la communauté française ou germanophone ?

Veuillez vous référer aux instructions communiquées par la communauté française ou germanophone.

Que se passe-t-il en cas de changement de n° BCE ?

- Au niveau du service web

  1.  Lors de l'accès, le contrôle se base sur l'historique du n° BCE. En cas de nouveau n° BCE, l'utilisateur possède tous les droits nécessaires pour la consultation, mais celle-ci ne pourra s'opérer que sur la base du n° d'accident. En effet, la recherche  sur la date d'accident ou le NISS n'est pas possible faute de vérification de l'historique du n° BCE.
  2.  Si l'utilisateur veut faire une déclaration de décès ou de recevabilité, l’application utilise automatiquement le n° BCE correspondant à l'ancienne déclaration. Donc, il n'y aura pas de problème.

- Au niveau du service batch

Le contrôle, qui définit si une entreprise est active ou non, se base sur la date d'accident. 

L'utilisateur doit donc mentionner le n° BCE de l'employeur qui était actif au moment de l’accident. 

Faut-il envoyer une copie de la déclaration papier à Medex ?

Non. Ni le modèle A ni le modèle B ne doivent encore être envoyés à Medex. La déclaration faite dans Publiato est transmise de manière électronique vers Medex.

Si la déclaration d'accident du travail est envoyée vers mon assureur, faut-il en envoyer une copie à Medex ?

Non. Medex sera informé de manière électronique via Publiato. 

Deux situations se présentent :

  1. soit votre institution a donné mandat à son assureur pour encoder les déclarations dans Publiato. Dans ce cas, vous ne devez rien envoyer, l'assureur fait le nécessaire en Publiato.
  2. soit votre institution n'a pas donné mandat à son assureur. Dans ce cas, vous devez encoder vous-même la déclaration dans Publiato.

Faut-il envoyer la déclaration de recevabilité à Medex ?

Non. Medex sera informé de manière électronique via Publiato.

Deux situations se présentent :

  1.  soit votre institution a donné mandat à son assureur pour encoder la déclaration de recevabilité dans Publiato. Dans ce cas, vous ne devez rien envoyer, l'assureur fait le nécessaire en Publiato.
  2.  soit votre institution n'a pas donné mandat à son assureur. Dans ce cas, vous devez encoder vous-même la déclaration de recevabilité dans Publiato.

Comment communiquer une décision de refus via Publiato ?

Dans Publiato, il suffit de cocher "Accident refusé" et de mentionner le code de refus. 

Il n'est donc plus nécessaire d'envoyer à Fedris les documents prévus par la circulaire n° 594, sauf pour les accidents pour lesquels le service Contrôle de Fedris en fait expréssement la demande.

Les périodes d'incapacité doivent-elles être communiquées à Medex ?

Oui.

Peut-on exporter les données de la déclaration d'accident à partir de Publiato ?

À l'issue de la déclaration, un fichier Pdf est envoyé dans l'e-box de l'institution qui l'a encodée.

Les données ne peuvent pas être exportées à partir de Publiato. Via la liste des déclarations validées, il est toutefois possible d'exporter, par déclaration, un fichier xml. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l'icône "XML" dans la colonne "Actions".

Quelle est la situation des « détachés » ?

Par « détachés », on vise les travailleurs autorisés à prester auprès d’un service public autre que celui auquel ils appartiennent.

On distingue 2 situations : 

  1. La gestion des accidents du travail incombe à l’employeur d’origine, qui est celui qui effectue la Dimona et la Dmfa. Dans ce cas, l’employeur déclare l’accident via Publiato.
  2. La gestion des accidents du travail incombe à l’employeur auprès duquel le travailleur est détaché  et qui n’est pas l’émetteur de la Dimona. Dans ce cas, la déclaration ne peut pas être faite via Publiato, mais une copie de la déclaration papier doit provisoirement être envoyée à Medex et Fedris.