Examen médical des stagiaires

L’examen médical d’une personne qui suit un cursus scolaire (qu'il s'agisse d'un élève dans l’enseignement secondaire ou d’un étudiant de l’enseignement supérieur) et qui effectue un stage en entreprise peut être remboursé par Fedris aux conditions suivantes:

• L’examen médical est réalisé par le service externe pour la prévention et la protection au travail (SEPPT) de l’établissement d’enseignement;
• Le stagiaire suit des cours au sein d’un établissement d’enseignement agréé. Un établissement d’enseignement est toute institution qui dispense un enseignement, à l'exception des institutions qui organisent les formations professionnelles;
• Le stage est soutenu par l’établissement d’enseignement;
• Le stagiaire réalise des tâches à un poste de travail qui l’expose à un risque (voir les résultats de l’analyse de risques de l'entreprise);
• Le stagiaire n'a encore jamais été examiné pour le même risque au même poste de travail.

Le remboursement ne s'applique pas aux jeunes au travail qui relèvent du livre X, titre 3 du Code du bien-être au travail du 28 avril 2017. Cela concerne notamment toutes les formes d'apprentissage en alternance comme la convention de stage en alternance (SAO), la formation en convention de formation en alternance (OAO), ...

Comment obtenir ce remboursement?

• Si le SEPPT de l’établissement d’enseignement n’est pas encore connu auprès de Fedris, il doit d’abord s’identifier en envoyant à Fedris un courrier mentionnant ses données de paiement. Ce courrier doit mentionner les éléments suivants: numéro de compte, nom et adresse du titulaire du compte. Si une de ces données change, le SEPPT doit envoyer une nouvelle lettre à Fedris.

• Le SEPPT envoie à Fedris le formulaire avec les données du responsable de l'envoi des factures d'examens médicaux. Si cette personne change, le SEPPT doit envoyer un nouveau formulaire à Fedris.

• L’établissement d’enseignement fournit au SEPPT une liste comportant les données de tous les stagiaires (fichier Excel Fedris - 686 KB) qui doivent passer un examen médical. 
  
  
• Le SEPPT réalise l’examen médical et envoie ensuite la facture à Fedris. Pour ce faire, le SEPPT doit télécharger le logiciel Stagiaires Fedris (Java 7 ou ultérieur). Le fichier Excel contenant les données de tous les stagiaires peut être importé dans ce programme. Celui-ci produira une liste cryptée. La personne désignée par le SEPPT comme responsable des factures valide cette liste et signe au moyen de sa carte d’identité électronique. Le SEPPT envoie ensuite la liste à Fedris. Il peut le faire de manière automatique (dans le logiciel) ou par e-mail à . Attention: cette adresse e-mail doit être utilisée uniquement pour l'envoi de factures. Les autres e-mails envoyés à cette adresse sont automatiquement supprimés. Veuillez adresser vos questions ou remarques à  
  L’utilisation du logiciel est expliquée dans la démo de base (pdf - 523,6 KB) et l’envoi des données dans une démo spécifique (pdf – 617 KB). Il existe aussi une procédure pour importer un fichier au format csv (pdf – 214,47 KB). Les SEPPT qui le souhaitent peuvent adapter le logiciel Stagiaires Fedris afin de mieux l’intégrer au sein d’un logiciel existant. Fedris peut les y aider.
  
  
• Fedris contrôle les données encodées par le SEPPT. Après approbation, Fedris règle la facture. Le SEPPT reçoit par courriel crypté la liste des stagiaires pour lesquels les frais de l’examen médical sont remboursés.

Si le conseiller en prévention-médecin du travail souhaite réaliser des examens techniques complémentaires (par exemple un examen ciblé sur l’exposition à certains agents chimiques), c’est l’employeur qui devra les payer.